Sediul virtual (stabilirea sediului social al firmei la biroul unui avocat), o alternativă ieftină!

Legea pentru organizarea și exercitarea profesiei de avocat conferă avocaților dreptul să stabilească temporar sediul pentru societăți comerciale la sediul lor profesional – așa zisul sediu virtual. În acest caz, dovada sediului se realizează cu contractul de asistență juridică semnat între avocat și client.

Sediul social, alături de denumire, numărul de înregistrare la Registrul Comerțului și codul unic de înregistrare este un atribut de identificare a persoanei juridice, fiind obligatoriu. De aceea, sediul reprezintă unul dintre principalele elemente supuse analizei asociaților la înființarea unei societăți comerciale.

Chiar și în acele situații în care viitoarea societate urmează să-și desfășoare activitatea exclusiv  la terți, respectiv în afara unei locații fixe, aceasta este obligată să dețină un sediu social, în lipsa căruia înmatricularea societății nu poate fi operată.

În practică, în foarte multe cazuri, asociații hotărăsc stabilirea sediului social în imobilul proprietatea acestora, pe baza unui contract de comodat (un contract prin care societatea dobândește un drept de folosință cu titlu gratuit). Este important de menționat aici faptul că, stabilirea sediului social într-un apartament din cadrul unei clădiri cu mai multe apartamente de locuit, impune completarea unui formular special și obținerea acordului scris din parta asociaţiei de proprietari şi a vecinilor direct afectați.

Totodată, la stabilirea sediului social, trebuie să se țină cont și de faptul că numărul societăților comerciale ce funcționează într-un imobil nu poate depăși numărul de încăperi sau spații distincte obținute prin partajare. Din această cauză, dacă la adresa respectivă este deja înregistrat sediul social al unei alte societăți, va fi necesară o declarație pe propria răspundere în formă autentică notarială din care să reiasă că imobilul, prin structura și suprafața sa utilă, permite funcționarea mai multor societăți în încăperi diferite sau în spații distinct partajate.

O alternativă foarte eficientă o reprezintă stabilirea sediului social la sediul profesional al avocatului (sediu virtual), aspect permis de legislația în vigoare, însă doar pentru o perioadă determinată, de cel mult 1 an.

Stabilirea sediului social la biroul unui avocat prezintă o serie de avantaje, printre care menționăm:

  • costuri mult mai reduse față de închirierea unui spațiu;
  • siguranța circuitului comunicărilor primite la sediul avocatului, fiind practic înlăturat riscul de pierdere a corespondenței;
  • evitarea pierderii de timp în identificarea unui spațiu adecvat deschiderii sediului social;
  • evitarea birocrației impusă la stabilirea sediului într-un apartament la bloc, caz în care este necesar acordul scris al vecinilor direct afectați precum și acordul președintelui asociației de proprietari;
  • lipsa necesității declarației autentice notariale privind îndeplinirea condițiilor de funcționare a mai multor societăți în același spațiu, având în vedere că la sediul avocatului poate fi înregistrat un număr nelimitat de sedii sociale.

Societatea civilă profesională de avocați BRANCOV SIMIONESCU TODOR S.C.A. oferă clienților săi și servicii de găzduire a sediului social, în schimbul unui onorariu negociat cu clientul, onorariu care include și servicii de sortare a corespondenței și informarea în timp real a clientului, atât telefonic cât și prin e-mail, privind corespondența sosită.

 

Av. Slageana BRANCOV| Managing Partner BRANCOV SIMIONESCU TODOR S.C.A.