Procedura de infiintare firma, o procedură aparent simplă
Procedura de infiintare a firmei este, de cele mai multe ori, gestionată direct de către viitorii asociați sau administratori sau încredințată societăților de contabilitate. Există totodată și o serie de platforme care promit o ”înființare SRL gratis” sau o ”firmă gata în 24h fără bătăi de cap”.
Este adevărat că procedura de infiintare firma nu este în sinea ei una complicată. La momentul actual, infiintarea unui SRL se poate face prin depunerea dosarului în format fizic la Registrul Comerțului sau prin depunerea sa online, cu ajutorul unei semnături electronice. Dosarul de infiintare firma cuprinde:
- dovada disponibilității și rezervării denumirii firmei;
- actul constitutiv;
- documentul care atestă dreptul de folosință asupra spațiului cu destinație de sediu social, precum un contract de închiriere, contract comodat, contract pentru sediu virtual;
- actele de identitate ale asociaților și administratorilor;
- declarația privind beneficiarul real;
- dovezile privind plata tarifului legal;
- împuternicirea persoanei desemnate să îndeplinească formalitățile de înmatriculare (dacă este alta decât administratorul statutar);
- dovada autorizațiilor sau avizelor (când emiterea prealabilă a unor astfel de autorizații sau avize este prevăzută de lege);
La aceste documente se adaugă formularele standard și, adițional, în funcție de particularitățile fiecărui caz în parte, mai pot fi necesare și alte documente suplimentare cum ar fi Anexa privind investiția străină, actele de înregistrare ale asociaților/ administratorilor persoane juridice, avizul asociației de proprietari privind schimbarea destinației imobilelor colective cu regim de locuință, prevăzut de Legea nr. 196/2018, etc.
Și totuși, dacă procedura de înmatriculare în sine nu este una complicată, de ce ar trebui ca viitorii asociați să apeleze la consultanță juridică de specialitate?
Asocierea dintre două sau mai multe persoane în vederea inițierii unui nou business are la bază un contract de societate și un statut (actul constitutiv). Acest contract va sta la baza viitoarei colaborări dintre asociații și administratorii societății și va guverna raporturile dintre aceștia.
Evident că, la momentul constituirii societății nu se pune problema existenței unor conflicte între persoanele implicate în conducerea și administrarea societății și de aceea nu se pune accent pe clauzele actului constitutiv. Ori de câte ori apelăm la servicii de genul platformelor online sau ne constituim societatea utilizând ”modele standard” de acte constitutive trebuie să fim conștienți de faptul că acele acte constitutive nu vor fi adaptate nevoilor noastre concrete.
Or, practica ne arată că situațiile în care intervin neînțelegeri între asociați și administratori nu sunt izolate. Dimpotrivă, ele devin tot mai frecvente și, gestionate necorespunzător, ele pot conduce la blocaje decizionale și la pierderea profitabilității companiei.
De aceea, este esențial ca la infiintarea firmei să beneficiem de o consultanță juridică specializată pentru a înțelege reglementarea legală a tipului de societate pe care am ales-o, drepturile și alternativele pe care le avem și pentru a trasa încă de la început un cadru contractual clar care să ne ajute să depășim viitoarele blocaje și neînțelegeri într-o manieră eficientă.
Cele mai importante elemente ce pot face obiectul negocierii viitorilor asociați și administratori sunt următoarele:
1. Modalitatea de luare a deciziilor
Legea permite asociaților să decidă cum vor lua deciziile în ceea ce privește organizarea și funcționarea societății. Cu titlu de exemplu, aceștia pot decide ca toate hotărârile cu privire la societate să fie luate cu unanimitatea voturilor sau pot opta pentru o majoritate absolută pentru anumite decizii urmând să recurgă la unanimitate doar pentru adoptarea deciziilor importante, care vizează modificarea actului constitutiv. Soluțiile pe care le propunem depind întotdeauna de voința asociaților precum și de structura capitalului social.
Situațiile cele mai delicate sunt acelea în care, datorita parității participării la capitalul social, nu poate fi stabilita o majoritate absolută. Scopul nostru, ca avocați de business, este să ne asigurăm de stabilirea unui cadru contractual clar și legal, care să permită viitorilor asociați să își desfășoare activitatea în condiții de transparență și să evite blocajele decizionale. De aceea este esențial ca viitorii asociați să înțeleagă alternativele pe care le au iar actul constitutiv al viitoarei societăți să reflecte pe deplin voința lor.
2. Limitarea puterilor administratorilor. Astfel, în unele situații devine oportună stabilirea unor limite clare în cadrul cărora administratorii pot acționa și identificarea operațiunilor pentru care administratorii vor avea nevoie de acordul asociaților. Spre exemplu, se pot impune limitări la efectuarea de investiții sau la angajarea de personal.
3. Stabilirea unei cote diferite de participare la beneficii și pierderi. Deși de cele mai multe ori participarea la beneficii (atribuirea de dividende) se face proporțional cu participarea la capitalul social, legea permite asociaților să stabilească o participație diferită.
4. Stabilirea unor cazuri de retragere sau excludere, altele decât cele reglementate de lege.
În final, deși într-o prima fază colaborarea cu un avocat în vederea înființării unei firme poate părea mai costisitoare, pe termen lung ea se poate dovedi un mecanism eficient pentru evitarea unor litigii costisitoare și a unor blocaje decizionale apte să conducă la pierderi financiare majore.
Prezentul articol nu constituie consultanta juridica în sensul Legii 51/1995 pentru organizarea şi exercitarea profesiei de avocat. Pentru o consultanta juridică referitoare la înființarea unei societăți, vă rugam sa ne scrieți la office@law-partners.ro și vă va răspunde un avocat specializat cu o evaluare a cazului dvs.
Av. Andreea ȚURCANU | BRANCOV SIMIONESCU S.C.A.